Psykologisk trygghet, varför är det viktigt i våra team?

Har du funderat över varför vissa team är mer lyckosamma och välfungerande än andra? Varför vissa blomstrar och andra stapplar fram?

Vad är det som gör att vissa team känner sig mer bekväma med svåra frågor, vågar ta personliga risker, stödjer varandra i vått och torrt och ser misstag som lärdomar?

Kristin Ehn

Professorn Amy C. Edmondson fick uppgiften att forska på hur teamwork påverkade effekten på antalet medicinska fel. Varför gjorde vissa team fler medicinska misstag än andra? Resultatet var förvånande eftersom hon upptäckte att teamen som lyckades bättre stod för fler misstag. Teamen med färre lyckade resultat var mer benägna att gömma sina misstag. Amy började forska i vad som utmärkte de lyckade teamen och fann att de var mer villiga att prata om sina misstag och ingen blev förödmjukad när någon lyfte problem eller bekymmer. De vågade därför lyfta och ta interpersonella risker och därmed lära sig av varandra och förbättra sig. Interpersonella risker innebär exempelvis att ställa frågor, erkänna misstag, be om hjälp och ifrågasätta rådande normer och strukturer.

I ett psykologiskt tryggt team kan teammedlemmarna vara sig själva, säga vad de tycker, respektera varandras kompetenser, är intresserade i varandra som människor, har positiva avsikter till varandra, kan konstruktivt engagera sig i konflikter och konfrontationer och känner att det är säkert att experimentera och ta risker. Det leder alltså teammedlemmarna att engagera sig i öppen kommunikation, uttrycka sin oro och söka aktivt efter feedback.

En viktig aspekt är att förstå hur hjärnan fungerar när man blir tillrättavisad och avvisad. Att hjärnan reagerar som att du är i livsfara på samma sätt som när vi levde på savannen och försökte överleva så är sociala hot och nederlag något som hjärnan försöker övertyga oss om även om vi vet att det inte är livshotande. Sett i det ljuset är det uppenbart att vi försöker minimera risken att hamna i en sådan situation. När vi känner oss trygga känner vi oss sammankopplade och engagerade med andra och vårt nervsystem kan stödja processerna för hälsa, tillväxt och återhämtning. När vi känner oss hotade aktiveras vår kamp-flyktrespons och blir oroliga eller arga. Vi blir vaksamma och söker efter faror.

Psykologisk trygghet är även en viktig aspekt för hälsa och välbefinnande för att minimera stress. Ny forskning på området visar att känna sig psykologiskt säker är avgörande för att skydda oss från stress, ångest och dåligt humör, samtidigt som det främjar posttraumatisk tillväxt efter motgångar.

En missuppfattning när det kommer till psykologisk trygghet är att vi hamnar i en arbetsmiljö där alla är snälla och det är lätt och komfortabelt eller att ingen någonsin utmanar eller ger kritisk feedback till varandra men det är precis tvärtom. Psykologisk trygghet är inte frånvaron av kritik. Det är erkännandet av att kritik, som ges och tas ska ske med positiva avsikter. Att få feedback från en person som genuint håller personen om ryggen och någon som verkligen vill se dem lyckas gör att man skapar en psykologisk trygghet där det är ok med att göra misstag och vara öppen för feedback och lära sig på vägen.

Hur kan vi hjälpa teamen att nå psykologisk trygghet och bygga upp miljöer som stimulerar trygghet?

Amy C. Edmondson säger att vi bör följa dessa tre steg för att skapa en orädd organisation där psykologisk trygghet kan spridas:

1. Rama in arbetet och betona syftet

Att bygga en kultur med psykologisk trygghet, startar med att vara öppen och tydlig om de många utmaningar som står framför oss. Amy Edmondson benämner detta som ”setting the stage”. Det betyder att få teamet samlade på vart de är på väg och arbetet som ligger framför dem och att tydliggöra riskerna framåt. Det kan tyckas konstigt att det är viktigt att trycka på riskerna men det bygger psykologisk trygghet att tydliggöra att teammedlemmarnas input är kritisk för företagets möjlighet för kontinuerligt lärande. Att förstå att vi har en komplex kunskapsintensiv affär som lever och dör baserat på omtänksam input och intelligent risktagande. Genom att också betona att vi kommer se osäkerheter, det påminner teammedlemmar att de behöver vara nyfikna och alerta att se tidiga indikationer på förändringar. Det är också ett sätt att låta teammedlemmar veta att de är ansvariga för att förstå hur deras arbetsuppgifter interagerar med andra teammedlemmars arbetsuppgifter.

Att även tydliggöra syftet för arbetet är viktigt för den psykologiska tryggheten. Att påminna om vad de gör och för vem det är viktigt för det hjälper att skapa energin som behövs för de utmaningar som teammedlemmarna behöver gå igenom. Även om det kan tyckas självklart vilket syfte som finns så är det lätt att man blir trött, frustrerad och distraherad och förlorar den större bilden av vad som skall åstadkommas.

2. Bjud in till deltagande

Bjud in till deltagande och gör det genuint och övertygande. Två grundläggande beteenden som signalerar inbjudan är en situationsbaserad ödmjukhet och engagemang genom proaktiva frågor. Ingen vill ta risken om den som leder arbetet visar att tro att den vet allt. Ett lärande förhållningssätt där ödmjukhet och nyfikenhet motverkar denna risk. Ett lärande förhållningssätt visar att det finns alltid mer att lära. Situationsanpassad ödmjukhet inkluderar också att erkänna dina egna fel och brister.

3. Svara produktivt

Att svara produktivt på de risker som teammedlemmar tar. Svaren karaktäriseras av tre element: uttrycka tacksamhet, avstigmatisera fel och sanktionera tydliga kränkningar. Att säga tack till någon som lyfter ett stort problem eller en risk säkerställer att teammedlemmarna vågar fortsätta att lyfta upp dessa. Att uttrycka tacksamhet till deras ansträngningar oavsett utfallet säkerställer att de fortsätter att ta risker och håller ut trots fel och motgångar.

Vad kan du göra själv för att skapa psykologisk trygghet?

Våga vara sårbar och visa fel och brister

Visa dina kollegor att det är OK att göra misstag genom att visa sårbarhet och direkthet. När du visar att ingen är perfekt, kan du skapa en ny kultur i ditt team där misstag uppskattas och firas för att skapa mer djärvhet och innovation. Att visa felbarhet har också en positiv effekt på mellanmänsklig empati.

Var nyfiken och ödmjuk

Ha ett öppet tankesätt och var nyfiken. Det fantastiska teamet består av teammedlemmar som är ödmjuka inför de utmaningar som ligger framför sig och är nyfikna på vad de andra kommer med. En ödmjukhet i kombination med nyfikenhet skapar en känsla av psykologisk trygghet som göra att du är villig att ta risker även med de som du inte känner så väl.

Svara produktivt och förlåt andra för sina misstag

Det är ok att vara besviken, men besvikelsen ska aldrig blir så dominerande att du inte kan hjälpa din teammedlem att komma tillbaka på rätt spår och lösa problemet. Ingen gillar att göra fel, och det sista vi behöver är att någon säger till oss att det är dåligt att vi gjort fel. Vi måste hjälpa till att ta reda på hur vi ska komma tillbaka på rätt spår. Om någon gör fel upprepade gånger har vi en skyldighet att hjälpa till att lösa problemen och utmaningarna (Edmondson & Nickisch, 2019). Dessutom dödar ingenting den psykologiska säkerheten snabbare än en negativ reaktion på ett fel. Fokusera i stället på det positiva: Ett misstag har upptäckts, det kan fixas och det finns något att lära av erfarenheten. Framför allt skyddar en psykologiskt säker miljö anställda från rädslan för att ha fel.

Fråga efter och ge feedback

Be om feedback hur du levererade ditt meddelande, det avväpnar och löser upp blinda kommunikations missar och visar att det är ok att göra fel. Vilket återigen ökar förtroendet (Delizonna, 2017). Att be om feedback har ingen hierarki. Om de som är mer seniora, ledare och erfarna kollegor praktiserar en inlärningsvilja och nyfikenhet på sitt eget uppträdande, så kommer det påverka organisationskulturen. Ge feedback när du kan och när du gör det var specifik, konstruktiv och uppskattande, men kom ihåg: Oavsett hur konstruktiv du tror du är kan feedback utlösa försvarsmekanismer hos mottagaren, vilket gör dem mindre mottagliga för nya idéer. Separera även feedback från utvärdering och gör det tydligt att du är fokuserad på utveckling och problemlösning och håll utvärderingen separat.

Välkomna frågor, tvivel och dåliga nyheter Be om frågor och åsikter och bjud in till att ge input. När du frågar efter deras åsikter i en grupp, så kommer de inte bara känna sig mer involverade och ansvariga utan också empowered to innovate (Slack, 2019). Visa uppskattning när någon lyfter orealistiska tidplaner eller frågar efter tydliggörande för ett projekt. Tacka för att de uttryckte sin oro, och hjälp dem att besluta om nästa steg (Slack, 2019). Slutgiltligen att svara på bra idéer och dåliga nyheter med samma uppskattning.